計画を立てることの３つの効用－来るべきお正月休みのために

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お正月休みがとれない？

私の職場では、お正月休みが少し長めにあります。

それは大変ありがたいことです。

ただ少し困ったこともあって、それはお正月前に休みの分の仕事を前倒ししないといけないということ。

毎年、年末恒例の出来事で慣れてはいます。

しかしながら、在籍年数が長くなるにつれて任せられる仕事も増えてきたので、今までのように場当たり的な働き方ではおわらせられない状態になってしまいました。

「このままではお正月が休めない」と一念発起して１１月末に年末の仕事計画を作成してみました。

その結果、現在、けっこう仕事が捗るようになったので紹介させてください。

私が作った年末までの仕事計画

計画を立てるにあたり、まずは年末までに処理しないといけない案件の数を数え上げました。

その結果、年末までの１月間で３２案件を処理する必要があって、勤務日で割ると、１日あたり１．４５件の処理ペースがもとめられることがわかりました。

そこで３日で２件のペースで案件を処理する計画を立てました。

現在、順調なことにノルマを超えるペースで仕事を処理できています。

計画を立ててよかったこと

本当に簡単な計画ですが、計画を立てて以来、これまでよりもずっと効率的に働けています。

それはなぜか考えたのですが、一番の理由は

終わらせるべき仕事の全容がわかった

ということだと思います。次に示す効果がありました。

１）安心感がでる

計画を立てる上で最初にお正月休みまでに終わらせるべき案件の数を数えたと上で紹介しました。この作業により、どこまで仕事をおわらせるとお正月休みがとれるかはっきりしました。

ゴールが見えているので、無駄に焦ることがなくなったと思います。

たとえるならば、地図がある状態で歩いているような感覚でしょうか。

そういえば昔、デイビットアレンという人が書いた「ストレスフリーの整理術」という本を読んだことがあります。その本でも、やるべき仕事をすべて書き出すことを推奨していました。

２）一日に処理すべき仕事量がわかる

仕事の全容がわかることで１日に処理すべき仕事量も計算で求めることができました。

１案件ごとにかかる時間は実際にはばらつくのですが、平均して１日に１．４５件の仕事を処理する必要があるという見通しができたことでずっと働き安くなりました。

一日の業務量を合理的に決めることができると働き方にメリハリがつくんですよね。

「とりあえずできるだけ頑張ろう」とかんがえるか、「今日はここまで仕事を終わらせる必要があるから、こういう段取りをとろう」とかんがえるかで仕事の効率化が変わるのは自明です。

３）仕事の進捗がわかる

仕事の全容がわかると、仕事の進捗もわかります。

２５％の日数が過ぎた時点で進捗が２５％以下であれば、次の日からはすこし会社に長く残ってでも仕事のペースを挙げなければいけません。

逆に、２５％よりも大分進んでいればすこし早めに帰っても問題ないでしょう。

進捗がわかることで、働き方のペースアップダウンの感覚をつかめるようになりました。

計画は大事

以上のように計画を立てることで私の場合にはかなりの効用がありました。

本当は年末に限らず、毎月、毎週計画を立てるべきなんですよね。

私はこれまでいくつか仕事術に関する本をよんだことがあるのですが、大抵の本には計画的に仕事を進めることの大切さが紹介されています。

計画を立てることの今回良くわかったので、年末以外にも計画的に働きます。

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

ひとつ上のGTD ストレスフリーの整理術 実践編――仕事というゲームと人生というビジネスに勝利する方法

 気になることをすべて書きだすことを重視する仕事術の本です。

今回、私は年末に必要な仕事を数え上げましたが、それをもっと大規模に行って、気になることを計画的に処理していく仕事術になるかと思います。

私もやったことがあるのですが、なかなか大変です。

また読みなおそうかと思います。

たったこれだけのことで!仕事力が3倍アップする時間活用法―やるべきタスクをらくらくこなすシンプルな原則

 この本でも計画を立てることの有用性を繰り返し述べられています。