先日、パワーポイントで作成した資料(スライド)を使ってプレゼンをする機会がありました。
私自身、しゃべりは上手ではないと思うのですが資料はなかなか良くできたと思っていて、やや難関な話題であるにも関わらず理解してもらえたと思っています。今回は私がプレゼン資料作成の際に気を付けているポイントを紹介します。
(1)文字は大きく
プレゼン資料はモニターに表示したり、スクリーンに投影したりするものです。その際に、文字が小さすぎて読めない人が出てしまうと、どんなにいいことが書いてあっても無駄になってしまいます。これは最も基本的な事柄ながら、良くやりがちなミスなので気を付けてください。文字を小さくするくらいならページを増やした方が断然良いです!
これと関連して、重要なことは他よりも２段階程度文字サイズを大きくするのもおすすめです。
(2)スライド一枚ごとにワンメッセージを込める
スライドを見ただけで、そのスライドが何を伝えたいかはっきりわかることが肝心です。
一枚のスライドごとに一つのメッセージを込めるといいでしょう。
一枚のスライドにいくつものメッセージを込めようとすると(1)で書いてしまったように凄く細かい文字の資料になってしまいます。あるいは、スライドにメッセージを書ききれなくなってしまって伝えたいことが掲載されなくなります。
また逆にメッセージ性がなく、何が言いたいのかよく分からないスライドも好ましくありません。良くありがちなのは、出来合いの図や表をスライドに張り付けて、その説明をしてしまうこと。
例えば、Excelで作られた製品スペックを張り付けて、「新製品の重量は◯キログラム。体積は◯リットル」なんてタイトルをつけてしまったスライドのことです。
これは当然正しい情報ではあるのですが、その情報(重さや大きさ)にどんな意味があるのか良くわかりません。
例えば、従来製品よりも小型化に成功したことを説明したいなら、「従来比◯パーセントの小型化に成功!」などとメッセージをつけた上で、従来製品と新製品を比較する写真や図表を掲載すべきです。
また、簡単に持ち運べる事を強調したいなら「子供でも持ち運べる重さ」などというメッセージをつけて、子供が新製品を軽々と持っている絵をスライドにのせるなどします。
出来合いの素材(図や表、写真やデータ)を元にスライドを作ろうとすると、上記のように単なる情報説明型の資料になりがちです。だから何なんだ？と思われかねません。
むしろメッセージを決めてからそのメッセージにあった素材を探す(なければ作る)のが好ましい順序です。
3)重要でないことは思いきって省く
一生懸命、資料を作っているとあれもこれも説明したくなって重厚長大な資料になってしまいがちです。
そのような資料は情報が盛りだくさんなわりに、何を説明されているのか全然わからないことがしばしば起こり得ます。
人間は一度にたくさんの事を言われても、そのすべてを理解することはできません。
分かりやすい資料とは、一連のスライドが一つのストーリーにそって並べられているものです。プレゼン中にストーリーが何度も脇道にそれてしまうと、聞いている人にとってプレゼンの全体像を把握するのが難しくなってしまいます。
話の本筋から外れた情報は、思いきってプレゼンから省くのが吉です。プレゼンに限っていうとすべてを話すことが大切なのではなく、重要なことをあなたが選別してあげることが大切なのです。
どうしても本筋以外のことを説明する必要があるなら、本筋のストーリーが理解された後で補足的に説明するなど工夫するのが良いでしょう。
（補足）練習しよう！
いくら良いプレゼン資料を作ってもしゃべりがまずいと効果も半減です。
良い発表には練習あるのみです！
ネタ本
偉そうなことを書きましたが、上記したことの多くは「外資系コンサルのスライド作成術」という本から学びました。この本を読んで以来、プレゼンの技術が向上したのでお勧めです。
